Ein Kalender auf dem Tisch, daneben ein Kaffee, der kalt geworden ist. Die Inhaberin eines Ingenieurbüros hat mir im vergangenen November erzählt, dass die Jahresplanung bei ihr «zwischen Weihnachten und Neujahr» stattfindet. Allein, am Küchentisch, mit den Zahlen vom Treuhänder, die bis dahin noch nicht fertig sind. Im Januar sei dann sowieso alles anders. Ich habe sie gefragt, wann sie ihre zehn wichtigsten Kunden das letzte Mal gefragt hat, was die für das nächste Jahr planen. Sie hat gelacht. Dann hat sie nicht mehr gelacht. ## Der November ist der Monat Die Jahresplanung im KMU scheitert selten an der Methode. Sie scheitert am Zeitpunkt. Wer im Dezember plant, plant im Weihnachtsgeschäft, im Jahresabschluss, in den Ferien der Hälfte des Teams. Wer im Januar plant, plant, wenn das Jahr schon läuft. Der November ist der Monat, in dem es geht. Die Zahlen bis Oktober liegen vor, die Kunden sind noch erreichbar, das Team ist noch da. Ich habe in den letzten Jahren einen Ablauf gesehen, der in verschiedenen Betrieben ähnlich funktioniert hat. Drei Termine, jeder etwa zwei Stunden. ## Termin 1: die Kundenrunde In der ersten Novemberwoche schaut die Geschäftsführung mit dem Verkauf die 20 wichtigsten Kunden an. Pro Kunde drei Fragen: Was hat er dieses Jahr bestellt im Vergleich zum letzten? Was wissen wir über seine Pläne für nächstes Jahr? Wann haben wir ihn zuletzt gesprochen? Die dritte Frage ist die unangenehme. In einem Handelsbetrieb kam heraus, dass mit sechs der 20 wichtigsten Kunden seit über einem halben Jahr niemand mehr persönlich gesprochen hatte. Sie haben bestellt, also war alles gut. Das ist die gefährlichste Annahme im Kundengeschäft. Aus der Kundenrunde entsteht eine Liste: Wen rufen wir im November noch an? Wer bekommt einen Besuch? Bei wem erwarten wir weniger und was tun wir dagegen? ## Termin 2: die Zahlenrunde In der zweiten Novemberwoche kommen die Zahlen. Nicht der Jahresabschluss, der ist noch nicht da. Sondern die Hochrechnung: Umsatz bis Oktober plus die Erwartung für November und Dezember. Das reicht für eine Planung. Wer auf die letzte Zahl wartet, wartet bis März. Was ich hier empfehle: den Umsatz des nächsten Jahres nicht als eine Zahl planen, sondern als drei. Was kommt sicher von Bestandskunden, weil Verträge laufen? Was kommt wahrscheinlich, weil die Kundenrunde es gezeigt hat? Was müssen wir neu gewinnen? Die dritte Zahl ist meistens kleiner, als der Ehrgeiz sie haben will. Das ist gesund. Aus der Zahlenrunde kommt die Frage, die alles bestimmt: Wo liegt die Lücke zwischen dem, was sicher ist und dem, was wir brauchen? Diese Lücke ist der Plan. ## Termin 3: die Teamrunde In der dritten Novemberwoche kommt das Team dazu. Nicht die ganze Belegschaft, aber die Leute, die im nächsten Jahr Verantwortung tragen. Der Inhalt: Was haben wir bei den Kunden gesehen, wo liegt die Lücke und was ändern wir deshalb? Diese Runde ist die wichtigste und wird am häufigsten weggelassen. Ein Plan, den nur die Geschäftsführung kennt, ist ein Wunsch. Ein Plan, den das Team mitgetragen hat, ist ein Vorhaben. Ein Metallbaubetrieb hat diese Runde vor zwei Jahren zum ersten Mal gemacht. Der Werkstattleiter hat dabei gesagt, dass ein grosser Kunde seit Monaten über Lieferzeiten klagt. Der Verkauf wusste nichts davon. Es wurde das wichtigste Thema des nächsten Jahres. ## Was nach den drei Terminen bleibt Am Ende des Novembers liegt ein Blatt auf dem Tisch. Eine Seite. Drei Umsatzzahlen, eine Lücke, fünf Massnahmen mit Namen und Datum. Nicht mehr. Wer mehr aufschreibt, liest es im Februar nicht mehr. Dieses Blatt hängt nicht an der Wand. Es kommt einmal im Quartal auf den Tisch, mit denselben Leuten, für eine Stunde. Wo stehen wir? Was hat sich verändert? Das ist die ganze Routine. Sie kostet im November sechs Stunden und über das Jahr vier weitere. Ich kenne keine Investition in einem KMU, die für so wenig Zeit so viel Klarheit bringt. ## Die Inhaberin Die Inhaberin vom Anfang hat es im letzten November zum ersten Mal so gemacht. Drei Termine, zehn Kunden angerufen, ein Blatt. Sie sagt, sie habe zwischen Weihnachten und Neujahr zum ersten Mal seit Jahren nicht gearbeitet. Und im Januar sei nicht alles anders gewesen. Weil sie vorher gefragt hatte. Wann planen Sie das nächste Jahr und mit wem? Wenn die Antwort «allein, im Dezember» lautet, kennen Sie den Punkt, an dem Sie ansetzen können. Schreiben Sie mir über die Website oder auf LinkedIn. Ich antworte persönlich.